インボイス制度が始まり、会計アプリが次々と「AI領収書スキャン」機能を追加していく中で、「デジタル領収書の保存が義務化されたらしい」という漠然とした認識だけが広まり、実際に何をすればいいのか明確に理解できていないフリーランスの方は多いのではないでしょうか。

まとめ

  • 電子帳簿保存法は、書類の性質に応じて複数のルールから成りますが、本記事が扱うのは「電子取引データ保存」に関するルールです。メールで届いたPDF、ネットショップの領収書、チャットアプリで受け取った請求書など、電子的に受け取った取引情報を、紙に印刷するだけでなく電子データとして保存することを求めます（このほか、自分で作成する電子帳簿・電子書類や、紙書類のスキャナ保存に関する別のルールもあります）。
  • 紙で受け取った領収書（店舗の紙レシート、タクシーの領収書など）は、そのまま紙で保管してもよく、写真に撮って電子保存するのは任意です。ただし、電子保存後に紙原本を廃棄する場合は、スキャナ保存の要件（解像度、タイムスタンプまたは代替措置、訂正削除履歴、検索機能など）を満たす必要があります。
  • 電子保存するデータは、原則として日付・金額・取引先の3項目で検索できる必要があります。ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合や、一定規模以下の事業者などは検索要件が緩和・免除されることがあります。また、真実性の確保（改ざん防止）はタイムスタンプに限らず複数の方法のいずれかで満たせます。
  • これはインボイス制度（仕入税額控除を受けるために、一定事項を記載した帳簿と適格請求書等の保存を求める制度）とは別の要件であり、原則として両方を満たす必要があります。ただしインボイス制度側には経過措置もあります。
  • 青色申告を行う個人事業主のこれらの記録の保存期間は、書類の種類によって異なります（詳細は本文参照）。

電子帳簿保存法は具体的に何を対象にしているのか？

電子帳簿保存法は、実は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの制度から成り立っています。本記事で扱うのは、フリーランスの日々の領収書・請求書のやり取りに直結する「電子取引データ保存」の部分です。

この範囲において、電子帳簿保存法が対象にしているのは、電子的に発生した会計記録の保存方法であり、紙の保管そのものを禁止するルールではありません。領収書や請求書がメールの添付ファイル、ネットショップからダウンロードしたPDF、チャットアプリで送られてきた画像として届いた場合、法律はその取引情報を電子データとして保存することを求めています。印刷して紙の控えだけを記録として扱うことは、電子的に受け取った書類については原則として認められません。ただし、保存形式を受け取った通りに厳密に固定する必要はなく、たとえばWordやExcelの請求書をPDFに変換するなど、取引内容が変わらない範囲での合理的な形式変換は認められています。また、同一内容の書類を紙と電子の両方で受け取り、紙を正本として扱っている場合は、紙のみの保存で足りることもあります（紙原本のルール）。

ここで多くの人が誤解しやすいのは、「会計業務を丸ごとデジタル化しなければならない」と受け取ってしまう点です。実際はそうではありません。タクシーで手渡された紙の領収書や、コンビニで印刷された紙のレシートは、そのまま紙で保管して構いません。希望すれば紙の領収書を撮影して電子保存することも可能ですが、その後に紙原本を廃棄する場合は、スキャナ保存の要件（200dpi以上の解像度、必要に応じたカラー画像、タイムスタンプまたはその代替要件、訂正・削除履歴、検索機能など）を満たす必要があります。スマートフォンでの撮影も、これらの要件を満たせばスキャナ保存に含まれます。紙を残したまま念のため写真も撮っておく、という使い方であれば身構える必要はありません。義務が発生するのは、最初から電子的に受け取った記録、または紙原本を廃棄して電子データのみを正式な記録とする場合です。

どうすれば電子データが要件を満たすといえるのか？

要件を満たす電子データとは、単に「どこかに保存されている」状態ではなく、検索可能で真実性（改ざん防止）が確保された状態のものです。ただし、その中身は最初にイメージするより柔軟です。

検索性については、原則として日付・金額・取引先で検索できる必要があります。ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合は、範囲指定検索や組み合わせ検索まで用意する必要はありません。さらに、基準期間の売上高が5,000万円以下の場合、または日付・取引先ごとに整理した出力書面を提示・提出できる場合は、検索機能の確保自体が不要になることもあります。ランダムな名前のPDFが大量に入ったフォルダは望ましい状態とは言えず、いざというときの提示に時間がかかるリスクはありますが、これらの条件次第では法令違反になるとは限りません。

真実性の確保についても、特定のタイムスタンプツールが必須というわけではありません。次の4つのいずれかで対応できます。(1) タイムスタンプが付与された状態で授受する、(2) 受け取り後速やかに自分でタイムスタンプを付与する、(3) 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムで授受・保存する、(4) 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付け、実際にそれを運用する。専用ツールを使うとこれらを管理しやすくなりますが、汎用のストレージと運用ルールの組み合わせでも要件を満たせます（詳しくは後述のFAQを参照）。

インボイス制度とはどう違うのか？

インボイス制度と電子帳簿保存法は異なる問題を扱うルールであり、原則として両方が同時に適用されます。インボイス制度（2023年10月開始）は、仕入税額控除を受けるために、原則として一定事項を記載した帳簿と、登録番号などの必要事項を記載した「適格請求書」の保存を求める制度です。登録番号は適格請求書の記載事項の一つであり、それだけで税額控除の可否がすべて決まるわけではありません。たとえば適格請求書発行事業者以外（免税事業者など）からの仕入れについては、2026年9月30日までは仕入税額相当額の80%、2026年10月1日から2029年9月30日までは50%を控除できる経過措置が設けられており、そのほかにも例外があります。一方、電子帳簿保存法は、その領収書に何が書かれているかに関わらず、それを「どのように保存するか」を定めています。インボイス制度上は要件を満たす領収書であっても、電子的に届いたものを印刷してバインダーに綴じているだけでは、保存要件の面で違反状態になり得ます。

つまり、電子的に受け取った領収書はそれぞれ、税額控除に必要な情報が記載されているか、検索可能かつ真実性が確保された形で保存されているか、という2つの観点を意識する必要があります。どちらかが不十分だと、単なる書類上の些細な不備では済まないことがあります。

どのくらいの期間、記録を保存する必要があるのか？

青色申告を行う個人事業主の保存期間は、書類の種類によって異なります。

  • 帳簿・決算関係書類（総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書など）：7年
  • 現金預金取引等関係書類（領収証などが該当する主要な区分）：原則7年。ただし前々年分の事業所得および不動産所得の合計が300万円以下の場合は5年
  • その他の書類（請求書、見積書、契約書、納品書など）：5年
  • 消費税の仕入税額控除に必要な請求書等、およびインボイス発行事業者が交付した適格請求書の写し・電磁的記録：7年

多くのフリーランス・小規模事業者にとっては「おおむね5〜7年」が目安になりますが、書類の区分によって年数が変わる点には注意してください。保存期間の起算は記録が紙由来か電子由来かでは変わらず、保存方法や書類の区分によって変わるのは必要な年数そのものです。

実務でどこがいちばん大変なのか

このルール自体が難しいわけではなく、実際に大変なのは、典型的なフリーランスの領収書が半ダース近い異なる形式でバラバラに届くことです。クライアントからのPDF請求書、決済確認のスクリーンショット、利用しているツールのサブスクリプションのメール領収書、買い出しの紙の領収書などが、統一された命名規則もファイリング習慣もないまま混在します。

念のため補足すると、汎用のクラウドストレージでも、命名規則・索引簿（一覧表）・事務処理規程などを整えれば要件に対応できる場合があり、法律が特定のソフトウェアを義務付けているわけではありません。ただし、それぞれの領収書から日付・支払先・金額・税率を手作業で抜き出し、検索可能な形で毎月整理し続けるのは、まさに後回しにしやすく、ミスも起きやすい作業です。専用ツールを使うと、この抽出と検索管理をまとめて楽にできます。この隙間を埋めるために私たちが開発したのがReshitoです。混在した形式の領収書をスキャンし、必要な項目を抽出して検索可能な台帳に自動でまとめてくれるので、確定申告直前になって3か月分の記録を一から整理し直す、という事態を避けられます。

よくある質問

Q: 紙の領収書もすべてスキャンして電子化する必要がありますか？

いいえ、その必要はありません。紙で受け取った領収書は紙のまま保管できます。電子化はすべてを一元管理したい場合に便利な選択肢ですが、電子帳簿保存法上の法的義務ではありません。ただし、電子化したうえで紙原本を廃棄する場合は、スキャナ保存の要件（解像度、タイムスタンプまたは代替措置、検索機能など）を満たす必要があります。

Q: 電子領収書をクラウドストレージにランダムなファイル名で保存し、取引先で検索できない場合はどうなりますか？

状況によります。原則としては検索性の要件を満たさないリスクがあり、法律は日付・金額・取引先で必要な記録をいつでも取り出せることを求めています。ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合は範囲指定・組み合わせ検索までは不要ですし、基準期間の売上高が5,000万円以下の場合や、日付・取引先ごとに整理した書面を提示・提出できる場合は、検索機能の確保自体が不要になることもあります。これらに当てはまらない場合でも、ファイル名の命名規則や索引簿（Excelの一覧表など）を用意すれば、特別なソフトウェアなしで要件を満たせることがあります。

Q: このルールは法人にも適用されますか、それとも個人事業主だけですか？

電子帳簿保存法は法人を含む事業者全般に適用されますが、本記事では個人事業主・フリーランスのケースを中心に解説しています。上記で紹介した保存期間（書類の種類に応じて5年・7年など）は青色申告を行う個人事業主を想定したものであり、法人の保存ルールは異なる場合があるため、ご自身の申告区分をご確認ください。

本記事は情報提供のみを目的としており、法的または税務上の助言を構成するものではありません。個別の状況については、資格を持つ専門家にご相談ください。