日本で話したフリーランスの人は、ほぼ全員が少なくとも一部は自宅で仕事をしています。自宅が事務所を兼ね、携帯にはゲストからの電話も母親からの電話もかかってくる。電気代にはノートPCの分も炊飯器の分も混ざっている。こうした「混ざった費用」を分けることを、税務の世界では**家事按分（かじあんぶん）**と呼びます。個人事業主にとって特に役立つ経費処理のひとつですが、雑に処理されがちなものでもあります。

私自身の仕事でもやっていますし、確定申告の前に友人の整理を手伝ったこともあります。ルール自体はシンプルで、難しいのはそれを運用する規律のほうです。今日はコーヒーを飲みながら話すつもりで説明してみます。

まとめ

  • 家事按分とは、家賃・光熱費・ネット回線・携帯・車など、私用と事業の両方に使う費用のうち、事業に使った部分だけを経費にすることです。
  • 按分割合には、床面積・使用時間・走行距離・通話履歴など、実際の事業利用を反映した、合理的で説明できる根拠が必要です。「だいたい半分くらい」は根拠になりません。
  • 青色申告と白色申告では適用される規定が異なりますが、どちらでも、業務に必要で明確に区分できる部分は、50%以下であっても経費にできます。
  • 割合の計算根拠をメモにし、元になる領収書・請求書と一緒に保管してください。税務署に聞かれたとき、そのメモが説明材料になります。
  • 按分割合は毎年見直しましょう。事業での使い方や計算方法が変わって割合を変更した場合は、その理由と根拠を記録しましょう。

家事按分とは、具体的に何ですか？

家事按分とは、私用と事業の両方に使っている費用を「家事分」と「事業分」に分け、事業分だけを必要経費として帳簿に計上することです。ここでの「家事」は家の仕事という意味ではありません。税務用語では「家庭・個人の生活」を指し、「按分」は「割合で分ける」という意味です。

考え方としては公平です。2LDKを借りていて、一部屋を仕事専用にしているなら、家賃の全額を経費にするのは明らかにおかしい。逆にゼロにするのも、実際にかかっている事業コストを無視することになります。その中間を取るのが家事按分です。

よく按分される費用：

  • 家賃：床面積で按分するのが一般的
  • 電気代：作業時間や仕事に使う部屋など、使用実態で按分
  • インターネット：使用時間や用途で按分
  • 携帯電話：通話履歴や使用時間で按分
  • 車関連（ガソリン代・保険料・減価償却など）：事業での走行距離で按分

水道代やガス代は、デスクワーク中心の仕事だと根拠を示しにくい費用です。清掃業のように事業で実際に使う場合を除けば、私なら基本的に入れません。

合理的な按分割合はどう計算しますか？

合理的な割合とは、税務署の担当者に一文で説明でき、測れる何かに裏付けられた割合のことです。よく使われる根拠の例を挙げます。以下の計算はあくまで例で、その割合が適切かどうかは、常に実際の事業利用によって決まります。

家賃は床面積で。 部屋全体が50㎡で、仕事専用の部屋が10㎡なら20%です。廊下やトイレなど共用部分の一部を加える人もいますが、その場合は事業にその部分が必要であることを示す根拠が必要です。控えめにし、理由をメモに残しておきましょう。

光熱費・ネットは時間で。 計算例として、1日8時間・週5日働くなら、1週間168時間のうち40時間で、約24%になります。ただし、その時間働いているというだけで、料金の24%が事業費になるわけではありません。その時間中も、それ以外の時間も家庭で電気やネットを使っているので、家庭での使用分を考慮し、実際の使用量のうち事業分がどれだけかを反映した割合にする必要があります。電気代では、仕事部屋の床面積の割合と作業時間を組み合わせるのもひとつの方法です。どの方法でも、計算過程に加え、その割合が実際の事業利用を反映している根拠が必要です。

携帯と車は記録で。 ここは記録が本当に効いてきます。1か月分の通話履歴や簡単な走行記録（日付・行き先・目的・km）があれば、推測が証拠に変わります。私にとって一番大きいのは車です。物件の確認、業者との打ち合わせ、備品の買い出しが積み重なるので、走行記録をつけておく価値は十分あります。

計算例（数字はあくまで例で、20%が適切かどうかは実際の使い方によります）：家賃が月12万円で、面積ベースの割合が20%なら、事業分は月2万4,000円、年28万8,000円です。この例では、年間28万8,000円を必要経費に算入します。これは税額が28万8,000円減るという意味ではありません。

青色申告と白色申告で違いはありますか？

法令上の規定は異なりますが、実務上の違いは思われているほど大きくありません。青色申告者については、家事関連費のうち業務の遂行上必要な部分を帳簿で明確に区分していれば、必要経費にできると定められています。一方、白色申告者を含むすべての人について、所得税基本通達45-2では、業務に使う部分が50%以下であっても、業務の遂行上直接必要であったことが明らかにされる部分は必要経費にできるとしています。つまり、小さくても明確に区分できる事業分を経費にできるのは、青色申告者に限った話ではありません。どちらの場合も大切なのは、その部分が業務に必要で、明確に区分できることを示せるかどうかです。

あなたのケースで正確にどこが線引きになるかを、ここで断言するつもりはありません。それは税理士か税務署に確認すべき問題です。青色申告にするかどうかは、それとは別のメリット・デメリットがある判断です。詳しくは青色申告と白色申告の記事で書いています。

どんな記録を残すべきですか？

残すものは二つです。元の請求書・領収書と、それぞれの割合をどう出したかを書いた短いメモ。前者は皆残していますが、後者を忘れる人が多いです。

私のメモは年に1枚です。按分する費目ごとに、費用の種類、根拠（面積・時間・距離）、測った数値、算出した割合を書いておきます。家賃については、賃貸契約書の間取り図に仕事部屋の印をつけて添付しています。それだけです。20分で済み、「信じてください」が「この計算です」に変わります。

領収書まわりは通常のルールがそのまま当てはまります。2023年10月からのインボイス制度は、消費税の仕入税額控除を受けるなら関係してきます。電子帳簿保存法では、電子で受け取った請求書（今は光熱費や携帯の明細の多くがそうです）は、原則として電子データのまま保存する必要があります。訂正・削除に関する事務処理規程を定めるなどの改ざん防止措置をとり、データを画面に表示したり印刷したりできる状態にしておくことも求められます。日付・金額・取引先で検索できることも原則として必要ですが、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合で、基準期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下であるか、日付や取引先ごとに整理された印刷書面を提示できるときは、検索要件が不要になります。

保存期間は、青色申告の帳簿と一定の書類は原則7年、それ以外の一部の書類（一定の請求書など）は所得税上5年です。消費税の要件は別にあり、より長い保存が必要になる場合があります。実務上は、すべて7年保存すると決めておくのがシンプルです。

一般課税の消費税課税事業者なら、課税仕入れのうち事業に使った部分を特定し、その部分についてのみ、所定の要件を満たしたうえで仕入税額控除を受けてください。電気代の20%を経費にしておいて、その消費税は100%控除する、ということはしないように。（なお、居住用の家賃は一般的に消費税の非課税取引なので、仕入税額控除の対象になりません。）簡易課税や、適用できる場合の2割特例は仕組みが異なり、個々の経費ではなく売上に係る消費税額をもとに控除額を計算します。

実は、Reshitoの機能の一部はここから発想しました。種類のばらばらな請求書の山から、日付・支払先・金額・税率を抜き出す。面倒なのはそこです。Reshitoは領収書の内容を読み取り、整理したデータをCSVで書き出せるので、記録しておいた事業割合は表計算ソフトや会計ソフト側で適用できます。ただし割合を決めるのはあなた自身です。仕事部屋の広さまではどんなツールにもわかりません。

よくある間違いは何ですか？

一番多い間違いは、実際の使い方ではなく「いくら節税したいか」で割合を決めてしまうことです。寝室の隅に机があるだけで家賃を70%とするなら、それだけの事業利用を裏付ける根拠が必要です。

他によく見るもの：

  • 生活や働き方が変わっていないのに割合を変える、または変えた理由を記録していない
  • 実際には混ざっていない費用を按分する。 私用のNetflixは研究費にはなりません。
  • 住宅ローンの元本部分を経費にする。 持ち家の場合、事業分として扱えるのは一般的にローンの利息、減価償却費、固定資産税などで、元本は対象外です。住宅ローン控除との兼ね合いも出てくるので、ここは専門家に相談してください。
  • 個人口座から支払い、記録が追えない。 違法ではありませんが、帳簿がわかりにくくなります。事業用カードを1枚作っておくとかなり楽になります。

よくある質問

Q: 独立した部屋ではなく、リビングの一角で仕事をしている場合も家賃を経費にできますか？

多くの場合は可能ですが、根拠は弱くなるので割合は小さめにすべきです。実際に仕事に使っているスペースを測り、必要なら作業時間とも組み合わせて、考え方をメモに残しておきましょう。仕事専用の部屋があるほうが説明はしやすくなります。

Q: 配偶者の収入や、賃貸契約の名義が配偶者であることは家事按分に影響しますか？

直接は影響しません。配偶者の収入で按分割合が決まるわけではなく、契約の名義だけで経費にできるかどうかが決まるわけでもありません。大切なのは、その費用が実際にあなたの事業の費用かどうかです。大家さんや電力会社など外部に支払う家賃・料金は、通常どおり按分できます。一方、配偶者が持ち家の所有者で、生計を一にする配偶者に家賃を払っている場合、その家賃は原則として経費になりません。その代わり、その物件の減価償却費や固定資産税のうち事業分など、要件を満たす費用は経費にできる場合があります。契約や請求の名義が自分でない場合は、計上する前に税理士に確認してください。

Q: 按分の計算書を確定申告書に添付する必要はありますか？

一般的には添付しません。事業分を帳簿に計上し、計算根拠と領収書を手元に保管しておきます。税務署から求められたときに提示すれば大丈夫です。

本記事は情報提供のみを目的としており、法律または税務上の助言を構成するものではありません。具体的な状況については、資格を持つ専門家にご相談ください。